KI kann Ihnen helfen, Checklisten für verschiedene Themen zu erstellen.

„Ich möchte eine Checkliste für die Vorbereitung einer Dienstreise erstellen. Sie soll kurz und praktisch sein. Welche Informationen brauchst du von mir, um eine passende Checkliste zu erstellen? Stelle mir zunächst Fragen.“

Bereite diese Checkliste jetzt grafisch auf. Lehne dich beim Layout an den Anhang an

Ziel der Übung

In dieser Aufgabe nutzen Sie ein KI-Tool wie ChatGPT, Copilot, Gemini oder Claude, um einen eigenen Text aus Ihrem Arbeitsalltag zu überarbeiten.

Dabei geht es nicht darum, die KI lediglich aufzufordern: „Mach diesen Text besser.“ Stattdessen geben Sie der KI gezielt Informationen dazu, was der Text erreichen soll, für wen er bestimmt ist und in welchem Format er verwendet wird.

So können Sie einen vorhandenen Text beispielsweise verständlicher formulieren, kürzen oder für eine bestimmte Zielgruppe und ein bestimmtes Medium aufbereiten.

Die Prompt-Systematik

Für die Überarbeitung und Anpassung von Texten können Sie folgende Struktur verwenden:

Ziel → Zielgruppe → Medium/Format → Wirkung → Ausgangstext → Regeln → Ausgabe

1. Ziel – Was soll der Text erreichen?

Beschreiben Sie, was die Leserinnen und Leser nach dem Lesen wissen, verstehen oder tun sollen.

Beispiele:

• über eine neue Fördermöglichkeit informieren
• die wichtigsten Änderungen verständlich erklären
• auf ein Beratungsangebot aufmerksam machen
• zur Anmeldung für eine Veranstaltung motivieren

2. Zielgruppe – Für wen ist der Text bestimmt?

Beschreiben Sie, wer den Text lesen soll. Berücksichtigen Sie dabei auch das Vorwissen der Zielgruppe.

Beispiel:

Landwirtschaftliche Betriebsleiterinnen und Betriebsleiter, die mit dem Thema grundsätzlich vertraut sind, aber keine Spezialkenntnisse besitzen.

Je genauer die Zielgruppe beschrieben ist, desto besser kann die KI beispielsweise Wortwahl, Fachbegriffe, Erklärungen und Detailtiefe anpassen.

3. Medium/Format – Wo soll der Text erscheinen?

Geben Sie an, wo oder in welcher Form der Text verwendet werden soll.

Beispiele:

• Website
• Newsletter
• Rundschreiben
• E-Mail
• Fachartikel
• Informationsblatt
• Social-Media-Beitrag

Das Medium beeinflusst unter anderem Länge, Aufbau, Ansprache und Informationsdichte.

4. Wirkung – Wie soll der Text wirken?

Beschreiben Sie, wie der Text bei der Zielgruppe wirken soll.

Statt nur allgemeine Begriffe wie „professionell“ zu verwenden, können Sie die gewünschte Wirkung genauer beschreiben.

Beispiel:

Der Text soll fachlich kompetent und vertrauenswürdig, gleichzeitig aber verständlich und praxisnah wirken. Er soll informieren, ohne werblich zu klingen.

5. Ausgangstext – Was soll bearbeitet werden?

Fügen Sie den Text ein, den die KI bearbeiten soll. Sie können sowohl einen bereits fertigen Text als auch einen ersten Entwurf verwenden.

6. Regeln – Was soll die KI beachten?

Legen Sie fest, was verändert werden darf und was erhalten bleiben muss.

Beispiele:

• Fakten und fachliche Aussagen müssen erhalten bleiben.
• Es dürfen keine zusätzlichen Informationen erfunden werden.
• Unnötige Fachbegriffe sollen vermieden oder erklärt werden.
• Wiederholungen sollen gekürzt werden.
• Verständlichkeit und Lesefluss sollen verbessert werden.
• Bestimmte Begriffe oder Aussagen dürfen nicht verändert werden.

7. Ausgabe – Wie soll das Ergebnis aussehen?

Beschreiben Sie möglichst konkret, was die KI Ihnen als Ergebnis liefern soll.

Beispiele:

• eine veröffentlichungsfertige Fassung
• maximal 2.000 Zeichen
• eine passende Überschrift
• kurze Absätze und Zwischenüberschriften
• drei alternative Überschriften

Ihre Aufgabe

Wählen Sie einen eigenen Text aus Ihrem Arbeitsalltag, den Sie verbessern oder für einen anderen Einsatzzweck aufbereiten möchten.

Das kann beispielsweise eine Fachinformation, ein Anschreiben, ein Newsletter-Beitrag, eine Veranstaltungsankündigung, ein Website-Text oder ein anderer Text sein.

Erstellen Sie anschließend einen Prompt nach der oben beschriebenen Systematik.

Prompt-Vorlage

Kopieren Sie die folgende Vorlage in das KI-Tool Ihrer Wahl und ergänzen Sie die Angaben in den eckigen Klammern:

Überarbeiten Sie den folgenden Text.

Ziel:
[Was soll der Text erreichen?]

Zielgruppe:
[Wer soll den Text lesen? Welches Vorwissen kann vorausgesetzt werden?]

Medium/Format:
[Wo bzw. in welcher Form soll der Text erscheinen?]

Gewünschte Wirkung:
[Wie soll der Text auf die Zielgruppe wirken?]

Regeln:

• Erhalten Sie alle wichtigen Fakten und fachlichen Aussagen.
• Erfinden Sie keine zusätzlichen Informationen.
• Passen Sie Wortwahl, Fachbegriffe, Satzlänge und Informationsdichte an die Zielgruppe an.
• Entfernen Sie unnötige Wiederholungen.
• Verbessern Sie Aufbau, Verständlichkeit und Lesefluss.
• [Weitere eigene Anforderungen]

Gewünschte Ausgabe:
[z. B. veröffentlichungsfertiger Text, maximale Länge, Überschrift etc.]

Ausgangstext:
[Fügen Sie hier Ihren Text ein.]

Probieren Sie eine zweite Variante aus

Verändern Sie anschließend ein oder zwei Bestandteile Ihres Prompts. Ändern Sie beispielsweise die Zielgruppe oder das Medium.

Beispiel Variante A:
Bereiten Sie den Text als Fachinformation für landwirtschaftliche Betriebsleiterinnen und Betriebsleiter auf einer Website auf.

Beispiel Variante B:
Bereiten Sie die gleichen Inhalte als kurzen Social-Media-Beitrag auf.

Vergleichen Sie anschließend die Ergebnisse.

Achten Sie insbesondere darauf:

• Welche Informationen wurden hervorgehoben oder gekürzt?
• Wie hat sich der Aufbau verändert?
• Wie unterscheiden sich Wortwahl und Satzlänge?
• Wie geht die KI mit Fachbegriffen um?
• Wie verändert sich die Ansprache?
• Wie stark unterscheiden sich die Texte für die verschiedenen Medien?

Merksatz

Ein guter Prompt beschreibt nicht nur, was die KI tun soll, sondern auch für wen, wozu und unter welchen Bedingungen sie es tun soll.